Désormais, tout le monde sait qu’en raison des restrictions sanitaires qui sont toujours d’actualité, les événements de type présentiels ont connu un terrible déficit. D’ailleurs, l’État pose des limitations aux attroupements de foule dans la mesure du possible. Les entreprises doivent pourtant entretenir des relations durables avec ses collaborateurs, clients, prospects et partenaires commerciaux. C’est pour cela qu’il est indispensable pour les entreprises de gérer des événements digitaux d’un nouveau genre. Les événements virtuels sont d’excellent moyen de communication et de consolidation d’audiences. Les entreprises qui décident d’adhérer à ces nouveaux concepts plongent parfois dans l’inconnu. Mais alors comment ne pas s’y perdre ?
Avantage des événements digitaux sur les enjeux de communication
A titre de comparaison, les
événements digitaux ne pourront jamais égaler l’impact et le contexte d’un événement présentiel. Les rencontres physiques et les liens sociaux sont vitaux pour les enjeux de communication. Les événements présentiels apportent plus d’authenticité aux échanges. Cependant, les temps ont changé et le développement du numérique a permis de transcender le réel et d’offrir à l’audience une expérience immersive encore méconnue. Certains initiés disent même que ce nouveau concept dépasse son prédécesseur. Néanmoins, il est difficile de donner des affirmations sans l’avoir réellement expérimenté. Une expérience en ligne est une vraie aventure, une découverte, une évasion pour l’audience. Ce concept permet de dépasser les limites de l’espace et du temps. Vous pouvez interagir et donner un accès illimité aux contenus abordés lors de l’événement. Il faut notamment que les événements présentiels aient leurs limites et leurs inconvénients. On constate par exemple les contraintes de temps, de déplacement et de logistique. De leurs côtés, les événements digitaux permettent de contourner ses barrières et contraintes. Ainsi, les statistiques liées au taux de participation sont largement supérieures. Vous avez la possibilité de toucher un maximum d’audience. La fonctionnalité replays rajoute aux événements digitaux un certain charme. Rendez-vous sur le site
bisons.io pour plus d’informations.
Qu’est-ce qui marche le mieux en matière d’événements virtuels ?
La majorité des événements peuvent être adaptée sous un format numérique. En principe, il est possible de rendre virtuel n’importe quel type d’événement. En revanche, beaucoup d’organisateurs commettent l’erreur de vouloir à tout prix digitaliser un événement physique. Dans certains cas et si tous les critères ne sont pas réunis, un événement physique peut être incompatible au format numérique. Il faut tout simplement avoir du bon sens et vérifier de A à Z tous les paramètres qui entrent en considération. En voulant sauter les étapes, on se retrouve facilement avec expérience sans intérêt et dénué d’attrait. Pour organiser un événement digital, il faut préalablement avoir une écriture précise et personnalisée qui répond à tous les codes du format digital. Le timing utilisé doit être raccourci et on jouera surtout sur le rythme. Les organisateurs doivent songer à diversifier les supports pour fidéliser l’audience et susciter l’intérêt de façon durable. Offrir une expérience participant originale et authentique est une des clés pour réussir son
événement en ligne. Vous devez tout d’abord vous poser les bonnes questions. Qu’est-ce qui motive les participants ? Quels sont leurs besoins réels ? Le choix des outils digitaux a également son importance, car ils détermineront le succès de l’opération et la réponse aux attentes des participants.
Quel type de format choisir pour son événement digital ?
C’est une question fondamentale que bon nombre d’organisateurs se posent avant le lancement d’un événement numérique. Dans l’absolu, ils ont l’embarras du choix entre différents supports comme webapp, plateformes en ligne, visioconférence ou streaming vidéo. Cette multitude d’offres peut être parfois déroutante pour les dirigeants. En choisissant une solution de diffusion, on peut facilement se tromper dans les paramètres. Ainsi, il est primordial de se poser les bonnes questions dès le départ. À titre d’information, la technologie ne doit pas primer sur l’événement. Elle ne doit pas être la ligne directrice des opérations. Il faut en revanche se pencher sur des facteurs plus importants comme les objectifs et les enjeux de l’événement. De cette manière, il est possible de mieux peaufiner les détails et les personnalisations à faire pour assurer l’expérience participant. Les outils et la technologie servent alors de soutien et de support pour sublimer l’information et le contenu proposé. La visioconférence est une solution avantageuse qui permet de mettre en relation directe tous les participants à l’événement à travers une diffusion vidéo. Elle est très simple à mettre en place et ne nécessite que très peu de moyens techniques. Le streaming est utilisé de plus en plus souvent, car il permet d’inclure des animations, des slides et jingles pour animer l’événement.
Comment réussir la préparation de son événement digital ?
Pour structure sa communication digitale, il est essentiel de poser les bonnes bases. Qui sont les cibles de l’événement ? Il faut connaitre les attentes des cibles et leurs besoins à combler. Avoir un objectif directif est primordial pour se lancer dans un tel projet. Quels sont les objectifs spécifiques à définir ? Quelles sont les métriques utilisées pour mesurer les résultats des actions ? Vous devez également identifier le budget à allouer et les retours sur investissement envisagés après l’événement. Après cela, il est nécessaire d’identifier l’ensemble des intervenants et les partenaires à convier. Contactez les membres de l’audience un par un. La prochaine étape consiste à définir l’agenda et les sessions d’intervention. Pour réussir à embarquer les partenaires, il faut augmenter la valeur ajoutée de votre
événement digital. Pour cela, vous devez inclure des contenus de qualité et vous concentrer les meilleures solutions de diffusion. Lorsque tous les détails en amont sont achevés, il est temps de lancer les opérations de promotion. C’est le moment d’ouvrir les inscriptions et de commencer à faire parler de l’événement. C’est ici que se joue la bonne communication des informations. Commencez d’abord par une campagne de mailing. L’utilisation de logiciel CRM est vivement recommandée pour atteindre les cibles.
Quelles sont les principales étapes de l’organisation ?
L’organisation d’un événement digital ne se fait pas en un jour. Il prend beaucoup de temps et de moyens. La pensée digitale est la pierre angulaire qui détermine la réussite du projet. C’est une idée générale qui découle des premières esquisses l’adaptation de l’événement présentiel en
événement virtuel. Les organisateurs devront ici imaginer les changements à apporter à l’idée initiale pour atteindre les résultats escomptés. Ils devront choisir les bons prestataires afin de faire correspondre les éléments de départ au format numérique. Le choix du format est primordial, car il détermine l’appréciation de l’expérience participante. Durant l’événement, il faudra penser à dynamiser les échanges. L’audience ne devra pas être seulement spectateurs de l’événement, mais acteur. Vous devez avoir l’attention des collaborateurs et des partenaires. Pour cela, vous pouvez préparer des quiz, des sondages ou encore des challenges.
